Trong chuỗi hoạt động xuất khẩu, có một loại hàng hóa thường bị đánh giá thấp về mức độ quan trọng – đó là lô hàng mẫu. Tuy giá trị kinh tế nhỏ và số lượng ít, nhưng hàng mẫu lại mang vai trò chiến lược: là “người mở đường” cho các hợp đồng thương mại, là đại diện cho chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp và là cầu nối đầu tiên đến đối tác quốc tế.
Tuy nhiên, do chủ quan hoặc thiếu kinh nghiệm, nhiều doanh nghiệp đã gặp rắc rối khi gửi hàng mẫu ra nước ngoài: bị giữ hàng tại hải quan, phát sinh chi phí bất ngờ, hoặc tệ hơn là bị trả về.
Vì sao lô hàng mẫu vẫn cần tuân thủ nghiêm túc?
- Hải quan không phân biệt lớn – nhỏ, mà phân biệt mục đích và đúng – sai
Hàng mẫu vẫn là một loại hàng hóa được xuất khẩu, do đó cần khai báo hải quan rõ ràng. Việc doanh nghiệp cho rằng “hàng mẫu nên không cần invoice”, hoặc “gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh nên không cần khai báo” là sai lầm phổ biến.
Mỗi quốc gia nhập khẩu (như Mỹ, EU, Trung Quốc…) đều có quy định riêng cho hàng mẫu – thường yêu cầu các chứng từ như:
- Invoice (có thể là “proforma invoice” – hóa đơn phi thương mại)
- Packing List
- Thư giải trình mục đích gửi hàng
- Chứng từ đi kèm nếu là hàng nhạy cảm (thực phẩm, mỹ phẩm, máy móc…)
- Lựa chọn sai phương thức vận chuyển – chi phí đội lên gấp nhiều lần
Vì muốn “gửi nhanh”, nhiều doanh nghiệp chọn express hoặc dịch vụ door-to-door mà không tham khảo kỹ chi phí hoặc hạn chế về loại hàng hóa. Một số loại hàng mẫu không được phép gửi bằng express hoặc cần chứng từ bổ sung. Điều này có thể gây:
- Giao hàng trễ hạn (miss deadline)
- Bị phạt vì khai sai mục đích
- Mất cơ hội hợp tác do lỗi không đáng có
- Lô hàng mẫu là bước đầu xây dựng uy tín của doanh nghiệp
Đối tác sẽ đánh giá độ chuyên nghiệp qua cách bạn gửi hàng mẫu: đúng thời gian, đủ chứng từ, đóng gói chỉn chu. Việc chuẩn bị kỹ cho một lô hàng mẫu thể hiện trách nhiệm và sự nghiêm túc của doanh nghiệp đối với hợp tác lâu dài.
Giải pháp từ CK Logistics – “nhỏ mà không sơ sài”
CK Logistics có hơn 10 năm kinh nghiệm xử lý các lô hàng mẫu đi hơn 50 quốc gia, đặc biệt các tuyến như Hàn Quốc, Nhật Bản, Mỹ, EU. Chúng tôi cung cấp:
- Tư vấn thủ tục và chứng từ phù hợp từng thị trường
- Gợi ý phương thức vận chuyển tối ưu: express, air freight, courier, cross-border…
- Theo sát từng bước, cập nhật lộ trình, xử lý phát sinh nhanh chóng
Một lô hàng mẫu nhỏ – nhưng thành công hay không sẽ mở đường cho nhiều cơ hội lớn. Hãy để CK Logistics đồng hành cùng bạn ngay từ những bước đầu tiên.
CK LOGISTICS – Logistics cho doanh nghiệp Việt vươn xa toàn cầu
📍 09 Phan Kế Bính, Phường Tân Định, TP.HCM
🌐 www.cklogistics.vn
📧 susan@cklogistics.com
📞 Hotline: 0947 656 225