Xuất khẩu lần đầu luôn là trải nghiệm vừa háo hức vừa nhiều thách thức với doanh nghiệp mới. Từ việc chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan cho đến booking hãng tàu/airline, chỉ cần một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến trễ tiến độ, phát sinh chi phí hoặc hàng bị ách tại cảng.
Để giúp doanh nghiệp tự tin hơn, CK Logistics chia sẻ Checklist 5 bước quan trọng khi xuất hàng lần đầu – công cụ không thể thiếu để đảm bảo quy trình xuất khẩu diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
1. Chuẩn bị hợp đồng ngoại thương rõ ràng
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract) là cơ sở pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất.
- Xác định rõ Incoterms 2020 (FOB, CIF, DDP, EXW…).
- Thỏa thuận điều kiện thanh toán, thời gian giao hàng.
- Quy định rõ ràng trách nhiệm người bán – người mua.
👉 Một hợp đồng rõ ràng giúp hạn chế tranh chấp và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
2. Hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ chuẩn là chìa khóa để thông quan nhanh chóng:
- Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại).
- Packing List (Phiếu đóng gói).
- Certificate of Origin (C/O).
- Giấy phép hoặc chứng từ đặc thù: Phytosanitary, Health Certificate, MSDS…
👉 CK Logistics luôn có checklist chứng từ chi tiết để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị đúng chuẩn quốc tế.
3. Khai báo hải quan điện tử chính xác
Đây là bước bắt buộc khi xuất khẩu:
- Xác định HS Code đúng cho mặt hàng.
- Khai báo số lượng, trị giá khớp với Invoice & Packing List.
- Nắm rõ các chính sách kiểm dịch/quản lý chuyên ngành (nếu có).
👉 Sai sót trong khai báo hải quan có thể khiến hàng bị giữ lại, gây chậm tiến độ.
4. Booking hãng tàu/airline phù hợp
Việc đặt chỗ (booking) ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí và thời gian giao hàng:
- Lựa chọn tuyến vận tải tối ưu theo thị trường (Mỹ, EU, Trung Quốc, Hàn Quốc…).
- Ưu tiên hãng tàu/airline có uy tín và lịch trình ổn định.
- Đàm phán free time container để hạn chế phí DEM/DET.
👉 CK Logistics hợp tác trực tiếp với các hãng tàu, airline top đầu, đảm bảo lịch tàu đều đặn và giá cước cạnh tranh.
5. Theo dõi vận đơn & kiểm soát tiến độ
Sau khi hàng rời cảng, doanh nghiệp cần theo sát vận đơn (B/L hoặc AWB):
- Đối chiếu thông tin vận đơn với chứng từ.
- Tracking tình trạng container 24/7.
- Phối hợp với đối tác để xử lý nhanh các phát sinh tại cảng/cửa khẩu.
👉 CK Logistics luôn có đội ngũ CSKH 1:1 theo sát từng lô hàng để khách hàng yên tâm tuyệt đối.
Kết luận
Xuất hàng lần đầu sẽ không còn quá khó nếu doanh nghiệp chuẩn bị đầy đủ với Checklist 5 bước quan trọng. Từ hợp đồng, chứng từ, hải quan đến booking và theo dõi vận đơn – mọi chi tiết đều cần được xử lý chuyên nghiệp.
Với dịch vụ trọn gói của CK Logistics, doanh nghiệp lần đầu xuất khẩu sẽ được hỗ trợ toàn diện, hạn chế rủi ro và tiết kiệm chi phí, từ đó sẵn sàng vươn ra thị trường quốc tế.
📞 Hotline: +84 (0) 947656225
📧 Email: susan@cklogistics.com
🌏 Website: www.cklogistics.vn
📍 Địa chỉ: No. 9, Phan Ke Binh St, Tan Dinh Ward, HCM City