Trong hoạt động xuất khẩu, không chỉ hàng hóa mà cả bộ chứng từ đi kèm cũng là một phần không thể thiếu để đảm bảo quá trình giao thương diễn ra thuận lợi. Trong đó, Giấy chứng nhận xuất xứ (CO), Hóa đơn thương mại (Invoice) và Phiếu đóng gói (Packing List) là ba chứng từ cơ bản và quan trọng nhất, có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan, thuế nhập khẩu, và cả độ tin cậy của doanh nghiệp đối với đối tác quốc tế.
Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp sai sót trong khâu chuẩn bị chứng từ – dẫn đến bị giữ hàng, chậm thanh toán, hoặc phát sinh chi phí không đáng có. Trong bài viết này, CK Logistics sẽ giúp bạn hiểu rõ vai trò của từng loại chứng từ, cũng như cách chuẩn bị đúng và đủ ngay từ đầu.
1. Giấy chứng nhận xuất xứ (CO – Certificate of Origin)
CO là tài liệu chứng minh xuất xứ của hàng hóa – nghĩa là nơi hàng được sản xuất hoặc gia công. Việc có CO đúng chuẩn không chỉ giúp hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan theo hiệp định thương mại (FTA), mà còn là yêu cầu bắt buộc trong một số thị trường hoặc loại hình thanh toán.
Các điểm lưu ý khi chuẩn bị CO:
- Chọn đúng form mẫu CO theo từng nước nhập khẩu (ví dụ: form E cho Trung Quốc, form AK cho Hàn Quốc…)
- Thông tin trên CO phải khớp tuyệt đối với Invoice và Packing List (mô tả hàng hóa, trọng lượng, số lượng, tên người xuất – nhập khẩu…)
- CO phải được cơ quan có thẩm quyền cấp, và nhiều thị trường yêu cầu bản gốc đóng dấu đỏ
Sai sót thường gặp:
- Sai form CO, hoặc dùng form ưu đãi cho quốc gia không áp dụng
- Nhập sai mã HS hoặc mô tả không thống nhất
- Thông tin người nhận, người gửi khác với vận đơn
2. Hóa đơn thương mại (Invoice)
Invoice là tài liệu thể hiện giao dịch thương mại giữa người bán và người mua. Đây là chứng từ quan trọng dùng để khai báo hải quan, thanh toán quốc tế, và đối chiếu dữ liệu thực tế trong suốt quá trình giao nhận.
Yêu cầu cơ bản của một Invoice hợp lệ:
- Có đầy đủ thông tin người bán, người mua, ngày phát hành
- Ghi rõ điều kiện giao hàng (FOB, CIF, EXW…), đơn vị tiền tệ, giá trị hàng hóa
- Mô tả hàng hóa phải thống nhất với các chứng từ còn lại
- Có đóng dấu hoặc chữ ký của người xuất khẩu
Lỗi thường gặp:
- Ghi thiếu điều kiện thương mại hoặc không khớp với booking
- Sử dụng đồng tiền không thống nhất
- Tên doanh nghiệp viết không đúng theo pháp nhân trên hợp đồng
3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Packing List là bảng mô tả chi tiết cách thức đóng gói hàng hóa, kích thước, trọng lượng, số kiện – nhằm phục vụ cho việc kiểm đếm, vận chuyển và kiểm tra tại cảng.
Nội dung cần có trong Packing List:
- Số lượng kiện hàng, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì
- Thông số kích thước mỗi kiện (đặc biệt quan trọng với hàng đóng pallet, container)
- Mô tả hàng hóa chi tiết, giống như trên Invoice
- Số hiệu container, số seal (nếu có)
- Có đóng dấu công ty và ký tên đại diện
Sai sót phổ biến:
- Tổng trọng lượng không khớp với thực tế hoặc sai lệch với vận đơn
- Không ghi rõ đơn vị đo lường (kg, CBM…)
- Thiếu chi tiết kiện hàng dễ dẫn đến kiểm hóa
4. Hậu quả khi chứng từ không đúng chuẩn
Nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ việc chuẩn hóa chứng từ, nhưng thực tế đây là nguyên nhân dẫn đến:
- Hàng bị giữ tại cảng, bị kiểm hóa, gây chậm trễ giao hàng
- Mất ưu đãi thuế nhập khẩu vì CO sai form hoặc thông tin
- Thanh toán bị trì hoãn do ngân hàng không chấp nhận chứng từ sai
- Mất uy tín với đối tác nước ngoài và tăng chi phí không cần thiết
5. Giải pháp từ CK Logistics – Đội ngũ chứng từ đồng hành cùng doanh nghiệp
Tại CK Logistics, chúng tôi không chỉ vận chuyển hàng hóa mà còn hỗ trợ khách hàng chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu hoàn chỉnh, đúng theo yêu cầu từng thị trường và điều kiện thanh toán.
Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn bộ CO – Invoice – Packing List mỗi năm, chúng tôi hiểu rõ:
- Cần chuẩn bị chứng từ ra sao để hàng đi nhanh nhất
- Làm thế nào để tránh rủi ro từ phía hải quan và ngân hàng
- Đảm bảo chứng từ phù hợp với lịch trình booking, vận đơn, và yêu cầu của hãng tàu
Liên hệ CK Logistics để được tư vấn chứng từ phù hợp cho từng lô hàng xuất khẩu
CK LOGISTICS
Địa chỉ: 09 Phan Kế Bính, Phường Tân Định, Quận 1, TP.HCM
Email: susan@cklogistics.com
Hotline: 0947 656 225
Website: www.cklogistics.vn